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Einwilligungen verwalten

Jede Antwort eines Gasts im Kiosk-Portal landet als Einwilligung, Widerspruch oder — nach einem Widerruf — als widerrufen in eurer Verwaltung. Ihr habt dafür zwei Ansichten: eine event-übergreifende Gesamtübersicht und die Liste pro einzelnem Event.

Globale Übersicht​

Unter „Einwilligungen“ in der Navigation seht ihr alle Einwilligungen und Widersprüche über alle Events hinweg an einem Ort. Die Ansicht bietet:

  • Suche nach Name, E-Mail-Adresse oder Event-/Anlassname
  • Status-Filter: Alle, Unterschrieben, Widerrufen
  • Typ-Filter: Alle, Einwilligungen, Widersprüche
  • Kachel-Übersicht mit Gesamtzahlen (Gesamt, Einwilligungen, Widersprüche, Widerrufen)
  • Einen CSV-Export über alle Events hinweg (Button „CSV exportieren“)

Globale Übersicht aller Einwilligungen und Widersprüche über alle Events hinweg

Einwilligungen pro Event​

Auf der Detailseite eines einzelnen Events findet ihr dieselbe Liste, eingegrenzt auf dieses eine Event — praktisch, wenn ihr z.B. direkt nach einer Veranstaltung nur deren Einwilligungen prüfen oder exportieren wollt.

Einwilligungsliste eines einzelnen Events

Export​

Für jedes Event könnt ihr alle Einwilligungen exportieren:

  • CSV-Export — tabellarische Übersicht aller Einwilligungen/Widersprüche, steht sofort zum Download bereit
  • ZIP-Export (Pro) — alle PDF-Dokumente gebündelt als Archiv, siehe Plan & Abo. Bei Events mit vielen Einwilligungen kann das Erstellen des Archivs etwas dauern, deshalb läuft der Export im Hintergrund: Ihr bekommt sofort eine Bestätigung, dass der Export vorbereitet wird, und sobald das ZIP fertig ist, eine Benachrichtigung (Glocken-Symbol oben rechts im Admin-Bereich) sowie eine E-Mail — beide mit einem direkten Download-Link. Der Link ist 24 Stunden gültig; danach einfach den Export erneut anstoßen.

Detailansicht einer Einwilligung​

Über einen Klick auf einen Eintrag öffnet sich die Detailseite mit:

  • den abgegebenen Antworten, der digitalen Unterschrift und ggf. dem Referenzfoto
  • Kontaktdaten (Name, E-Mail — per Klick kopierbar)
  • Status der Bestätigungs-PDF: Solange das Dokument noch generiert wird, ist der Download-Button ausgegraut und zeigt „PDF wird erstellt…“
  • einem Aktivitäts-Log, das den Ablauf chronologisch nachvollziehbar macht (Formular geöffnet, Einwilligungstext gelesen, unterschrieben bzw. Widerspruch eingereicht, Bestätigungs-E-Mail gesendet, ggf. widerrufen)
  • einem DSGVO-Block, der den rechtlichen Status einordnet (z.B. „DSGVO-konform gespeichert“, „Widerspruch dokumentiert“ oder „Einwilligung widerrufen“) inklusive der jeweils einschlägigen DSGVO-Artikel

Widerruf​

Eine Einwilligung kann auf zwei Wegen widerrufen werden:

  • Durch den Gast selbst — jede Einwilligungs-E-Mail enthält einen persönlichen Link, über den der Gast ohne Login widerrufen kann.
  • Durch euch als Organizer — über den Button „Einwilligung widerrufen“ auf der Detailseite der Einwilligung, inklusive Bestätigungsdialog und Hinweis, dass bereits veröffentlichte Inhalte dadurch nicht rückwirkend entfernt werden.

Ein Widerruf wird sofort in beiden Übersichten sichtbar.

Automatische Anonymisierung​

Abgelaufene Einwilligungen werden automatisch anonymisiert, damit ihr DSGVO-konform bleibt, ohne manuell aufräumen zu müssen. Die Aufbewahrungsdauer lässt sich individuell anpassen — sowohl im Free- als auch im Pro-Plan — siehe Datenschutz-Einstellungen.

Zusätzlich können Teilnehmer:innen selbst über die Selbstauskunft eine vorzeitige Löschung einer einzelnen Einwilligung anfordern. Diese Anfragen entscheidet ihr aktiv unter Löschanfragen — mediaConsent löscht nie eigenmächtig.

Galerie-Freigaben (Pro)​

Mit dem Pro-Plan könnt ihr externen Personen (z.B. Fotograf:innen, Videograf:innen oder anderen Partnern) eines Events einen Link zu einer Foto-Galerie freigeben, ohne dass diese ein eigenes Konto benötigen — siehe Galerie-Freigaben.